合同违约告知函怎么写

合同违约告知函的撰写需包含关键要素以确保法律效力和清晰传达。以下为您提供直接答案及不同情况的详细说明：合同违约告知函应明确违约事实、违约责任及补救要求。1. 若存在未明确违约行为的情况：需详细描述对方违反合同的具体条款、时间及行为表现，例如“根据合同第X条约定，您应于2023年X月X日支付款项，但截至X月X日仍未支付，构成逾期付款违约”。2. 若存在违约责任约定不清晰的情况：需依据合同约定或法律规定，明确违约方应承担的责任形式，如“按合同第Y条，逾期付款需按日支付未付款项0.05%的违约金，暂计至X月X日为XX元”。3. 若存在未提出补救要求的情况：需写明要求对方采取的补救措施及期限，例如“请于收到本函后7日内支付拖欠款项及违约金，否则将采取包括诉讼在内的进一步法律措施”。
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针对合同违约告知函的撰写依据，可参考《中华人民共和国民法典》相关规定进行法律适用分析：根据《中华人民共和国民法典》第五百七十七条规定：“当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。”在合同违约告知函中，明确违约事实是主张权利的基础，即需证明对方存在“不履行合同义务”或“履行不符合约定”的行为，这是适用该条款的前提。同时，第五百八十五条规定当事人可约定违约金或损失赔偿计算方法，告知函中列明违约金计算方式（如按合同约定比例或法定标准）需符合此条合法性要求。因此，撰写告知函时，只有同时具备明确的违约事实描述、合法的责任计算依据及合理的补救要求，才能确保符合《民法典》对违约责任主张的形式和实质要件，为后续维权提供有效法律支撑。
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撰写合同违约告知函时，可采取以下实用行动建议以保障函件效力和自身权益：1. 核实合同条款：仔细查阅合同中关于违约行为、责任承担及通知方式的具体约定，确保告知函内容与合同条款一致，避免因与约定冲突导致函件无效。2. 收集违约证据：整理能证明对方违约的材料，如合同原件、付款凭证、沟通记录（邮件、微信聊天等）、履行义务的证明文件等，确保违约事实有充分证据支撑。3. 明确核心内容：函件中需清晰写明三部分：一是违约事实（何时、何地、何种行为违反合同哪一条款）；二是违约责任（依据合同或法律应承担的具体责任，如违约金数额、损失赔偿范围）；三是补救要求（要求对方在几日内向何人采取何种措施，如支付款项、继续履行等）。4. 规范送达方式：通过快递（如EMS）邮寄并注明“违约告知函”，保留快递底单及签收记录；或通过合同约定的电子邮箱发送，同时要求对方签收确认，确保送达有效。选择解决方案时，需重点考虑对方违约的严重程度、合同约定的争议解决方式（协商、仲裁或诉讼）及自身维权成本。若您对函件内容的合法性或送达方式不确定，建议进一步向专业律师咨询，以确保告知函具备法律效力。
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撰写合同违约告知函可能面临以下法律风险，需提前防范：1. 诉讼时效风险：若未及时发送告知函，可能超过诉讼时效。例如，对方2021年1月违约，您直至2024年2月才发送告知函并主张权利，此时已超过《民法典》规定的三年诉讼时效，对方可提出时效抗辩，导致您丧失胜诉权。2. 证据链风险：函件内容与证据不一致可能导致无法证明违约。例如，告知函中称对方“未交付全部货物”，但提供的收货凭证显示已收到部分货物却未注明缺失数量，对方可能抗辩已部分履行，此时因证据不完整难以充分证明违约事实。